Come scegliere una stampante multifunzione per l’ufficio

Scegliere una stampante multifunzione per l’ufficio non significa semplicemente confrontare il prezzo di alcuni modelli.

Per individuare la soluzione corretta è necessario valutare il numero di persone che utilizzeranno la macchina, i volumi mensili di stampa, il formato dei documenti, le funzioni di scansione, la velocità e soprattutto i costi di gestione nel tempo.

Una stampante troppo piccola può rallentare il lavoro, richiedere continue sostituzioni dei consumabili e diventare costosa da mantenere. Una macchina sovradimensionata, al contrario, può comportare una spesa inutile per caratteristiche che non verranno mai utilizzate.

Vediamo quindi come scegliere una stampante multifunzione realmente adatta alle esigenze di una piccola azienda o di uno studio professionale.

Che cos’è una stampante multifunzione

Una stampante multifunzione, chiamata anche MFP, riunisce in un unico dispositivo diverse funzioni:

• stampa;
• copia;
• scansione;
• invio di documenti tramite e-mail;
• salvataggio in cartelle di rete;
• stampa da computer e dispositivi mobili;
• eventuale funzione fax.

I modelli più evoluti permettono inoltre di digitalizzare i documenti, effettuare scansioni ricercabili, collegarsi a servizi cloud e impostare differenti autorizzazioni per gli utenti.

La multifunzione diventa quindi un vero strumento di lavoro, non una semplice stampante.

1. Calcolare il volume mensile di stampa

Il primo dato da valutare è il numero di pagine prodotte ogni mese.

Non è necessario conoscere il volume con precisione assoluta, ma è importante avere una stima attendibile delle stampe in bianco e nero e a colori.

Per ricavare il dato si possono controllare:

• i contatori dell’attuale stampante;
• il numero di risme acquistate;
• le fatture dei toner;
• i report di stampa;
• i consumi registrati negli ultimi dodici mesi.

È preferibile considerare la media di diversi mesi, perché il consumo può variare in base alle scadenze, ai periodi fiscali o alle attività stagionali.

Una macchina progettata per piccoli volumi, se utilizzata intensamente, può usurarsi più velocemente e richiedere frequenti interventi. Anche il costo dei toner può diventare rilevante.

Una multifunzione professionale viene invece progettata per sostenere carichi di lavoro più elevati, utilizzare consumabili di maggiore capacità e servire contemporaneamente più utenti.

Il modello corretto non deve essere né insufficiente né eccessivo: deve avere una capacità adeguata ai consumi attuali e un margine per eventuali aumenti futuri.

2. Considerare il numero di utenti

Una stampante utilizzata da una sola persona ha esigenze diverse rispetto a una macchina condivisa da dieci o venti dipendenti.

Quando più utenti inviano contemporaneamente documenti in stampa, diventano importanti:

• la velocità di elaborazione;
• la memoria della macchina;
• la capacità dei cassetti;
• la velocità della rete;
• la gestione della coda di stampa;
• la semplicità del pannello di controllo.

Una piccola stampante da scrivania può essere sufficiente per un singolo professionista, ma può diventare un limite se viene condivisa da un intero reparto.

Per gli uffici con più postazioni è generalmente preferibile una multifunzione di rete, progettata per un utilizzo condiviso e continuativo.

3. Scegliere tra formato A4 e A3

Una delle decisioni più importanti riguarda il formato massimo di stampa.

Quando scegliere una multifunzione A4

Una stampante multifunzione A4 può essere indicata quando si utilizzano prevalentemente:

• fatture;
• lettere;
• preventivi;
• contratti;
• documenti amministrativi;
• relazioni;
• comunicazioni interne.

Le multifunzioni A4 occupano generalmente meno spazio e possono rappresentare una buona soluzione per piccoli uffici con esigenze semplici.

Quando scegliere una multifunzione A3

Una multifunzione A3 permette di stampare e acquisire anche documenti di dimensioni superiori.

Il formato A3 può essere utile per:

• tabelle contabili;
• fogli di calcolo;
• planimetrie;
• schemi tecnici;
• materiale commerciale;
• brochure;
• documenti pieghevoli;
• fascicoli professionali.

Le multifunzioni A3 professionali sono spesso più robuste, dispongono di cassetti carta più capienti e permettono di utilizzare contemporaneamente formati e grammature differenti.

Il fatto di stampare poche pagine A3 non significa necessariamente che si debba rinunciare a questa possibilità. Bisogna valutare quanto sarebbe scomodo, costoso o inefficiente affidare ogni documento di grande formato a un centro stampa esterno.

4. Bianco e nero oppure colore?

Una multifunzione monocromatica stampa esclusivamente in bianco e nero. Può essere adeguata per uffici che producono quasi soltanto documenti amministrativi o testi interni.

Una multifunzione a colori è invece consigliabile quando si stampano:

• presentazioni;
• grafici;
• preventivi commerciali;
• materiale informativo;
• documenti con loghi;
• brochure;
• comunicazioni destinate ai clienti.

Il colore può rendere i documenti più leggibili e professionali, ma deve essere gestito correttamente per evitare consumi non necessari.

Le multifunzioni professionali permettono normalmente di impostare il bianco e nero come modalità predefinita, lasciando il colore disponibile solamente quando serve. È inoltre possibile assegnare autorizzazioni diverse ai singoli utenti.

La scelta non dovrebbe quindi dipendere esclusivamente dal timore del costo del colore, ma dall’utilità concreta che può avere nell’attività quotidiana.

5. Valutare la velocità di stampa

La velocità viene normalmente indicata in pagine al minuto.

Questo dato è importante, ma non deve essere valutato isolatamente.

Per un ufficio che stampa documenti brevi e occasionali, la differenza tra 25 e 30 pagine al minuto potrebbe essere poco rilevante. In un ambiente con molti utenti o con documenti di decine di pagine, invece, una maggiore velocità può ridurre sensibilmente i tempi di attesa.

Oltre alla velocità nominale, bisogna considerare:

• il tempo di uscita della prima pagina;
• la velocità della stampa fronte-retro;
• il tempo di riscaldamento;
• la velocità di elaborazione dei file;
• la capacità di gestire più lavori contemporaneamente.

Una macchina molto veloce sulla carta potrebbe non essere altrettanto efficiente se impiega molto tempo a elaborare documenti complessi o file PDF di grandi dimensioni.

6. Controllare le funzioni di scansione

Negli uffici moderni la scansione è spesso importante quanto la stampa.

Prima di scegliere la multifunzione è utile verificare se permette di effettuare scansioni:

• verso una cartella di rete;
• verso un indirizzo e-mail;
• verso una memoria USB;
• verso un servizio cloud;
• in formato PDF;
• in formato PDF ricercabile;
• fronte-retro in un unico passaggio.

Per studi professionali e aziende che digitalizzano molti documenti è particolarmente utile l’alimentatore automatico fronte-retro a singolo passaggio.

Questa tecnologia acquisisce contemporaneamente entrambi i lati del foglio, riducendo i tempi e limitando il rischio di inceppamenti.

È importante valutare anche la dimensione massima dei documenti acquisibili. Alcune multifunzioni A4, per esempio, non permettono di scansionare originali in formato A3.

7. Verificare la capacità della carta

Una stampante con un solo piccolo cassetto può richiedere frequenti caricamenti e continue sostituzioni del formato carta.

In base alle esigenze dell’ufficio può essere utile disporre di cassetti separati per:

• carta A4;
• carta A3;
• carta intestata;
• moduli;
• buste;
• carta di grammatura superiore.

La capacità complessiva dovrebbe essere proporzionata ai volumi di stampa. Un ufficio che produce molte pagine ogni giorno dovrebbe evitare una macchina che richiede di ricaricare continuamente la carta.

Va inoltre controllata la presenza del bypass, utile per inserire buste, etichette, cartoncini o supporti particolari senza svuotare i cassetti principali.

8. Valutare le finiture dei documenti

Le multifunzioni possono essere dotate di accessori per completare automaticamente i documenti.

Tra le funzioni disponibili possono esserci:

• fascicolazione;
• pinzatura;
• perforazione;
• piegatura;
• creazione di libretti;
• separazione dei lavori di stampa.

Questi accessori non sono necessari in tutti gli uffici. Possono però risultare molto utili per chi produce frequentemente contratti, dispense, fascicoli, relazioni o materiale destinato ai clienti.

Prima di aggiungere un finitore è quindi opportuno calcolare quanto tempo viene attualmente impiegato per assemblare manualmente i documenti.

9. Considerare lo spazio disponibile

Le dimensioni della macchina devono essere valutate prima dell’installazione.

Oltre alla larghezza e alla profondità della multifunzione bisogna considerare:

• lo spazio necessario per aprire cassetti e sportelli;
• l’eventuale presenza di un finitore;
• l’accessibilità per la manutenzione;
• la vicinanza a una presa elettrica;
• la disponibilità della connessione di rete;
• il passaggio attraverso porte, corridoi o scale.

La macchina dovrebbe essere collocata in una posizione facilmente raggiungibile dagli utenti, senza creare intralcio e senza essere esposta a fonti di calore, polvere o umidità.

10. Non valutare solamente il prezzo della stampante

Uno degli errori più comuni è scegliere una multifunzione considerando soltanto il prezzo iniziale o l’importo del canone mensile.

Il vero costo della stampante comprende anche:

• toner;
• tamburi e componenti di consumo;
• ricambi;
• manutenzione;
• diritto di chiamata;
• interventi tecnici;
• eventuali costi di consegna e installazione;
• pagine eccedenti;
• tempo perso in caso di guasto.

Una macchina apparentemente economica può diventare costosa se utilizza cartucce di piccola capacità o se l’assistenza non è compresa.

Prima di decidere è quindi necessario conoscere il costo complessivo di gestione.

Per approfondire questo argomento puoi consultare la guida dedicata a quanto costa noleggiare una stampante multifunzione.

11. Controllare che cosa comprende l’assistenza

Per una piccola azienda, il fermo della stampante può causare ritardi e difficoltà operative.

È quindi importante verificare con precisione:

• chi fornisce l’assistenza;
• se gli interventi sono effettuati da tecnici qualificati;
• quali sono i tempi medi di intervento;
• se ricambi e manodopera sono inclusi;
• come vengono ordinati i toner;
• se è previsto un monitoraggio automatico;
• se viene fornita assistenza anche per scansione e collegamenti di rete.

Un servizio di assistenza affidabile può avere un valore maggiore di una piccola differenza nel prezzo mensile.

La disponibilità dei consumabili è altrettanto importante. Ricevere automaticamente il toner prima che si esaurisca evita fermi, ordini urgenti e acquisti non programmati.

12. Valutare la sicurezza della multifunzione

Una stampante multifunzione collegata alla rete gestisce dati e documenti che possono essere riservati.

Per questo motivo è opportuno verificare la presenza di funzioni come:

• stampa protetta da codice;
• autenticazione degli utenti;
• controllo degli accessi;
• cancellazione dei dati temporanei;
• aggiornamenti del firmware;
• protocolli di rete sicuri;
• limitazione delle funzioni disponibili;
• registrazione delle attività.

La stampa protetta consente, per esempio, di inviare un documento alla multifunzione e stamparlo solamente dopo avere inserito un codice sul pannello. In questo modo fatture, buste paga, documenti legali o dati personali non rimangono incustoditi nel vassoio di uscita.

13. Acquisto o noleggio?

Dopo avere individuato la macchina adatta bisogna decidere se acquistarla oppure noleggiarla.

L’acquisto può essere valutato quando:

• i volumi sono molto bassi;
• la macchina ha un costo contenuto;
• non è necessaria un’assistenza strutturata;
• l’azienda preferisce sostenere subito l’intera spesa.

Il noleggio può invece offrire:

• un costo periodico programmabile;
• assistenza tecnica;
• fornitura dei consumabili;
• possibilità di includere un certo numero di pagine;
• minore esposizione a spese impreviste;
• sostituzione programmata della macchina.

La scelta deve essere effettuata considerando l’utilizzo previsto, la durata, i servizi inclusi e il costo complessivo, non soltanto il canone iniziale.

Abbiamo approfondito il confronto nella guida noleggio o acquisto di una stampante multifunzione.

14. Evitare una scelta basata esclusivamente sulla marca

La marca può rappresentare un primo elemento di valutazione, ma non dovrebbe essere l’unico.

All’interno dello stesso marchio esistono modelli progettati per esigenze molto diverse. Una buona macchina da scrivania non è necessariamente adeguata a un gruppo di lavoro, così come una multifunzione dipartimentale può essere eccessiva per un piccolo studio.

Bisogna inoltre considerare chi installerà e assisterà la macchina.

Una multifunzione valida, ma priva di un servizio tecnico efficiente, può creare più problemi di un modello equivalente supportato da un’organizzazione affidabile.

La scelta dovrebbe quindi basarsi sull’insieme formato da:

• caratteristiche della macchina;
• adeguatezza ai volumi;
• costi di gestione;
• qualità dell’installazione;
• assistenza;
• disponibilità dei consumabili.

Gli errori più comuni nella scelta

Quando si sceglie una stampante multifunzione è opportuno evitare alcuni errori frequenti:

• acquistare il modello più economico senza calcolare il costo dei consumabili;
• sottovalutare il numero reale di pagine;
• scegliere una macchina troppo lenta per il numero di utenti;
• rinunciare al formato A3 senza analizzare le necessità future;
• non verificare la velocità della scansione;
• ignorare i costi delle pagine eccedenti;
• non controllare che cosa comprende l’assistenza;
• scegliere un contratto poco flessibile;
• non considerare la sicurezza dei documenti;
• utilizzare una stampante domestica per un’attività professionale continuativa.

Quale stampante multifunzione scegliere per un piccolo ufficio?

Non esiste un unico modello adatto a tutte le aziende.

Per un piccolo ufficio con pochi utenti e volumi contenuti può essere sufficiente una multifunzione A4 professionale.

Per un’azienda che stampa diversi documenti ogni giorno, utilizza formati differenti o necessita di scansioni rapide, può essere più adatta una multifunzione A3 da pavimento.

Gli elementi decisivi sono:

1. volume mensile in bianco e nero e a colori;
2. numero di utenti;
3. formato A4 o A3;
4. velocità necessaria;
5. funzioni di scansione;
6. capacità della carta;
7. eventuali finiture;
8. livello di sicurezza;
9. costo complessivo;
10. qualità dell’assistenza.

Conclusioni: come scegliere senza commettere errori

Per capire come scegliere una stampante multifunzione è necessario partire dall’organizzazione dell’ufficio e non dal catalogo dei prodotti.

Prima si analizzano i volumi, i documenti utilizzati, il numero di persone e le funzioni realmente necessarie. Solo successivamente si confrontano i modelli e le formule contrattuali disponibili.

Una consulenza preventiva permette di evitare sia macchine insufficienti sia soluzioni eccessivamente costose.

Multifunzioni.com aiuta aziende e studi professionali a valutare le reali esigenze di stampa, copia e scansione, individuando una soluzione proporzionata ai volumi e all’organizzazione del lavoro.

Contattaci per richiedere una valutazione personalizzata e confrontare le multifunzioni più adatte al tuo ufficio.

Domande frequenti

Come faccio a sapere quante pagine stampo ogni mese?

Puoi controllare i contatori della stampante, i report di utilizzo, il numero di risme acquistate o il consumo dei toner. Per ottenere un dato attendibile è preferibile calcolare la media degli ultimi sei o dodici mesi.

È meglio una stampante multifunzione A3 o A4?

Una multifunzione A4 è adatta a chi utilizza esclusivamente documenti standard. Una multifunzione A3 è indicata quando occorre stampare o acquisire tabelle, planimetrie, materiale commerciale e documenti di formato superiore.

Quante pagine al minuto deve stampare una multifunzione da ufficio?

Dipende dal numero di utenti e dalla lunghezza dei documenti. Per un piccolo gruppo di lavoro può essere sufficiente una velocità intermedia, mentre uffici con numerosi utenti o grandi volumi dovrebbero scegliere modelli più veloci e con maggiore capacità di elaborazione.

È meglio acquistare o noleggiare una stampante multifunzione?

L’acquisto può essere conveniente per utilizzi molto limitati. Il noleggio è spesso preferibile quando si desiderano costi programmabili, assistenza, consumabili e manutenzione inclusi.

Il toner è sempre compreso nel noleggio?

Non necessariamente. Dipende dal contratto sottoscritto. Prima di scegliere è necessario verificare se toner, ricambi, assistenza e pagine stampate siano inclusi nel canone o conteggiati separatamente.

Una stampante domestica può essere utilizzata in ufficio?

Può essere sufficiente per un singolo utente con pochissime stampe. Per un utilizzo professionale continuativo è generalmente preferibile una multifunzione progettata per sostenere volumi maggiori e per essere condivisa in rete.