Noleggio o acquisto di una stampante multifunzione: cosa conviene davvero?
Quando arriva il momento di sostituire la stampante multifunzione dell’ufficio, una delle domande più frequenti è:
Conviene acquistarla oppure scegliere il noleggio?
Non esiste una risposta valida per tutte le aziende. La soluzione migliore dipende da come viene utilizzata la multifunzione, dal numero di copie stampate ogni mese, dal budget disponibile e dall’importanza che riveste la continuità operativa.
In questa guida analizziamo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le soluzioni, aiutandoti a scegliere quella più adatta alle tue esigenze.
Acquistare una stampante multifunzione
L’acquisto rappresenta la soluzione tradizionale.
La macchina diventa immediatamente di proprietà dell’azienda e può essere utilizzata senza vincoli contrattuali.
I vantaggi
- la stampante è di proprietà;
- nessun canone mensile;
- libertà di utilizzo;
- possibilità di ammortizzare l’investimento.
Gli svantaggi
- investimento iniziale più elevato;
- manutenzione e riparazioni da gestire;
- acquisto separato dei consumabili;
- rischio di obsolescenza tecnologica.
Noleggiare una stampante multifunzione
Con il noleggio operativo l’azienda utilizza una macchina professionale pagando un canone periodico.
Nella maggior parte dei casi il contratto comprende anche assistenza tecnica e manutenzione.
I vantaggi
- nessun investimento iniziale importante;
- costi prevedibili;
- assistenza tecnica inclusa;
- manutenzione programmata;
- possibilità di lavorare sempre con dispositivi aggiornati;
- maggiore tranquillità nella gestione quotidiana.
Gli svantaggi
- presenza di un canone mensile;
- contratto della durata prestabilita;
- necessità di valutare con attenzione cosa comprende il servizio.
Confronto diretto
| Acquisto | Noleggio |
|---|---|
| Investimento iniziale elevato | Nessun investimento importante |
| Proprietà della macchina | Utilizzo della macchina |
| Manutenzione a carico dell’azienda | Generalmente inclusa |
| Costi variabili | Costi programmabili |
| Maggiore rischio di obsolescenza | Tecnologia più aggiornata |
Quando conviene acquistare?
L’acquisto può essere indicato quando:
- il volume di stampa è molto contenuto;
- si preferisce possedere il bene;
- l’azienda dispone già di personale tecnico interno;
- non è necessario avere servizi di assistenza particolarmente rapidi.
Quando conviene il noleggio?
Il noleggio è spesso la scelta migliore quando:
- la stampante rappresenta uno strumento di lavoro essenziale;
- si desidera evitare investimenti iniziali elevati;
- si vogliono costi prevedibili;
- è importante avere assistenza tecnica dedicata;
- si preferisce concentrarsi sulla propria attività senza gestire la manutenzione della macchina.
L’errore più comune
Molte aziende confrontano esclusivamente il prezzo della macchina.
In realtà è importante valutare anche:
- costo dei toner;
- manutenzione;
- eventuali riparazioni;
- fermo macchina;
- tempo dedicato alla gestione della stampante.
Nel corso degli anni questi aspetti possono incidere in modo significativo sul costo complessivo della soluzione scelta.
Qual è la soluzione migliore?
Non esiste una risposta uguale per tutti.
Una piccola azienda che stampa poche pagine al mese potrebbe avere esigenze completamente diverse rispetto a uno studio professionale o a un ufficio con numerosi utenti.
Per questo motivo è sempre consigliabile valutare il reale utilizzo della stampante prima di prendere una decisione.
Domande frequenti
Il noleggio costa di più rispetto all’acquisto?
Dipende dal periodo di utilizzo, dai servizi inclusi e dai costi di gestione della macchina. Un confronto corretto deve considerare il costo complessivo della soluzione, non soltanto il prezzo iniziale.
Con il noleggio la manutenzione è compresa?
Nella maggior parte dei contratti professionali sì, ma è sempre opportuno verificare quali servizi sono inclusi.
Posso sostituire la multifunzione se cambiano le esigenze?
In molti casi è possibile valutare un aggiornamento della macchina durante il rapporto contrattuale, in base alle condizioni concordate.
È possibile acquistare una stampante multifunzione con un contratto di assistenza Full Service?
Assolutamente sì.
Esiste infatti una soluzione intermedia tra l’acquisto tradizionale e il noleggio: acquistare la stampante multifunzione e abbinarla a un contratto di assistenza Full Service (All Inclusive).
In questo modo la macchina diventa di proprietà dell’azienda, mentre la gestione operativa viene affidata al fornitore. Il contratto può comprendere assistenza tecnica, manutenzione, ricambi e materiali di consumo, consentendo di lavorare con costi di gestione più prevedibili e senza doversi preoccupare degli interventi tecnici.
Nella mia esperienza questa soluzione rappresenta una scelta perfettamente valida: negli ultimi anni circa il 5% delle multifunzioni installate presso i miei clienti è stato acquistato con contratto di assistenza Full Service, a conferma che, in alcuni casi, può essere l’alternativa ideale al noleggio.
La scelta migliore dipende sempre dal budget disponibile, dai volumi di stampa e dalle esigenze organizzative dell’azienda.
Conclusione
Se hai dubbi sulla soluzione più adatta al tuo ufficio, richiedere una consulenza permette di valutare con maggiore precisione il numero di utenti, i volumi di stampa e le funzionalità realmente necessarie.
In questo modo è possibile scegliere una stampante multifunzione che risponda alle esigenze dell’azienda, evitando sia investimenti eccessivi sia dispositivi sottodimensionati.
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