Negli ultimi anni abbiamo rilevato un abbassamento di prezzo del noleggio delle fotocopiatrici multifunzioni, una diminuzione del costo pagina ED UN AUMENTO SUPERIORE AL 40% DELLE SCANSIONI.
In ogni ufficio, anche nel piccolo studio professionale, cercare tra migliaia di fogli accumulati negli anni può risultare difficile se non impossibile per il tempo che richiede.
Già inviando via mail i documenti senza stamparli ed archiviandoli direttamente, su di un NAS oppure (meglio) in cloud, si può risparmiare tempo e denaro (costi pagina/materiali di consumo), ma è con la scansione che si migliora il processo documentale.
Da archivio cartaceo a PDF
Senza addentrarsi nel campo dell’archiviazione documentale, scansendo o creando i documenti in cartelle predefinite con un nome che sia l’indice del contenuto, si riesce a creare un archivio completo, sicuro e di facile accesso.
Anche utilizzando solo la ricerca nativa del sistema operativo infatti si riescono a recuperare i file basandosi sulle chiavi di ricerca volute che ad es. possono essere:
- nome
- data di creazione
- mittente
- destinatario
- contenuto
- scadenza
- …..
In questo modo la fattura del noleggio Ricoh di marzo 2014 e l’offerta ad un cliente potrebbero chiamarsi:
ricoh_noleggio_mpc3003_marzo2014.pdf
e l’offerta
studioandreoni_ricohmpc3003_noleggio.pdf (dove la data viene direttamente estrapolata dal file stesso)
Con questo sistema cercando con l’apposita funzione si possono ritrovare velocemente tutti i documenti che hanno al loro interno le chiavi ricercate.
Le fotocopiatrici multifunzioni RICOH di ultima generazione possono inoltre scansire con il riconoscimento automatico dei caratteri per cui un ulteriore chiave di ricerca potrà essere anche il contenuto; qui troverete il link per l’articolo scritto qualche tempo fa sull’ OCR.
Siamo come sempre a Vostra disposizione per approfondire ogni eventuale ambito di applicazione, a presto.