LA SICUREZZA DELLE STAMPE

Print Management

L’importanza di mettere in sicurezza i documenti stampati e/o ricevuti è di fondamentale importanza per evitare diffusioni di informazioni critiche per l’azienda e per il suo business

I processi di stampa di scansione e di fax (in e out) rappresentano da sempre una criticità importante che fino a poco tempo fa, a volte, non era considerata alla pari delle altre attività aziendali a contatto con dati sensibili.

L’arrivo del GDPR ha evidenziato che anche i sistemi di stampa devono essere considerati ed utilizzati con policy specifiche.

CONTROLLO DELLE STAMPE E GDPR

                      CONTROLLO DELLE STAMPE E GDPR

Un documento prodotto senza policy e sicurezza, magari dimenticato nel vassoio di una stampante accessibile alla vista di molte persone, è una fonte di perdita di dati specialmente quando le informazioni in esso contenute riguardano aspetti critici e personali.

Vorremmo evidenziare che stampare e dimenticarsi i documenti può provocare una distribuzione non autorizzata di informazioni mentre lasciare la scansione senza controllo può allo stesso modo rendere più semplice la fuoriuscita di dati sensibili.

Abbiamo già parlato in questo articolo di come Ricoh abbia già proposto alcune soluzioni, di seguito troverete altri spunti di riflessione…

POLICY GDPR

Stampare e/o scansire

Avete già pensato alle politiche implementabili per la stampa ?

E’ necessario ad esempio stampare e scansire anche fuori dal normale orario di lavoro ? sarebbe meglio limitare l’uso della stampante e dello scanner ?

Stampa trattenuta e/o riservata

Sulle multifunzione Ricoh c’è da anni ma quasi nessuna la usa.

Questa semplice funzione del driver fa in modo che le pagine inviate alla multifunzione non vengano subito stampate ma rimangano in attesa di una conferma dall’operatore che può prevedere anche una password per il rilascio.

Questa funzione consente anche una diminuzione dei costi (-10/15 %) in quanto si avranno meno documenti dimenticati e/o stampanti in più copie senza averne la necessità.

Autenticazione

Di fondamentale importanza ‘identificare in modo univoco l’utente aziendale ovunque produca stampe. Nelle grandi strutture il lavoro è facilitato da software come PAPERCUT MF che facilita i compiti con una sincronizzazione degli utenti presenti in Active Directory, eDirectory, LDAP, Open Directory.

Tracciabilità

E’ necessario che l’utente venga incoraggiato ad agire con integrità ed è per questo motivo che un sistema di sicurezza e di controllo delle stampe, copie scansioni e fax debba poter mantenere una traccia di tutti i lavori degli utenti.

Devono essere conservate le informazioni che identificano l’utente che ha stampato, il nome del documento, il computer utilizzato per generare il lavoro di stampa, la stampante e la data.

Per questo non bastano le funzioni di base delle multifunzione Ricoh ma è necessario un software come il già citato PAPERCUT®

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Diritti del soggetto del trattamento dei dati

Una soluzione software dedicata può ad esempio recuperare tutte le informazioni che riguardano un soggetto (cliente, ex dipendente..) archiviate nei sistemi aziendali quali nominativo, indirizzo mail, ‘storia’ delle sue stampe e /o i ‘’printjob name‘’ e nel rispetto di tutta la normativa vigente richiederne la cancellazione qualora non siano più necessarie.

Anche questo obbligo è supportato dalla soluzione software PaperCut MF che prevede un comando di ‘cancellazione’ di tutte le informazioni attribuibili a un singolo utente.